Betere tenderaanbiedingen

Het probleem

Eriks doet regelmatig mee met tenders en gebruikt daarbij grote hoeveelheden productdata. Bij elke tender worden productlijsten van prospects gematched met het eigen assortiment.

In de praktijk bleek dit een extreem tijdrovend proces. Productomschrijvingen werden lang niet altijd correct aangeleverd, bleken fouten te bevatten of ontbraken zelfs volledig. Hierdoor kon een product-id niet altijd automatisch worden gekoppeld aan een product. Dit moest handmatig gebeuren en bleek enorm tijdrovend.

Bij aanbestedingen was het gevolg dat productlijsten noodgedwongen handmatig vergeleken werden met de inhoud van het ERP-systeem. Omdat de uitvraag van de prospect zelden één op één overeenkwam met de beschikbare data, kon Eriks tenders moeilijk op tijd aanleveren. Bovendien worstelde Eriks met het behalen van de gewenste kwaliteit.

De oplossing

Eriks riep de hulp in van de experts van mydatafactory® en kwam al snel uit op de passende oplossing: onze matching-tool, waarmee de koppeling kan worden gemaakt tussen de gevraagde en aanwezige productcodes.

We begonnen met een korte pilot, waarbij op één project het matchingproces is geoptimaliseerd. Direct werden resultaten inzichtelijk en werd de waarde van betere data gelijk zichtbaar: koppelingen konden sneller worden gemaakt en waren van een hogere kwaliteit dan voorheen.

Na een korte pilot met de Match My Data-tool, waarbij mydatafactory® bovendien de training van het personeel verzorgde, was Eriks in staat om de verdere uitrol zelfstandig te verzorgen.

Na de volledige uitrol waren de resultaten direct zichtbaar: tenders konden sneller de deur uit en bleken van een betere kwaliteit.

Bovendien hield Eriks tijd over om alternatieven aan te dragen in hun tenders. Dit voordeel bleek van een grote waarde, omdat de kosten voor de klant lager werden en de voorgestelde producten vaak een betere beschikbaarheid hadden dan het product uit de originele uitvraag.